Experts in communicatie

Dos en don’ts in uw e-mailhandtekening

We versturen dagelijks veel e-mails. Uit onderzoek bleek eerder dat 70% van de werknemers binnen 6 seconden op een e-mail reageert. Zes seconden! Het instellen van een e-mailhandtekening zorgt ervoor dat u uw e-mails een stuk sneller kunt beantwoorden. Maar het kan veel meer toevoegen. Hoe stelt u nou de perfecte e-mailhandtekening in? Met deze do’s en dont’s kan het bijna niet meer mis gaan.

✔️ Do: opmaak

Een e-mailhandtekening kan veel informatie bevatten. Houd het overzichtelijk door dit op te knippen en te categoriseren. Gebruik een transparante tabel of simpele witregels om informatie van elkaar te scheiden.

❌ Don’t: je eigen handtekening maken

Ga niet zelf knutselen, maar gebruik dezelfde e-mailhandtekening als iedereen binnen uw bedrijf doet. Een uniforme uitstraling is belangrijk en ziet er professioneel uit.

✔️ Do: meerdere varianten

Maak voor meerdere scenario’s een handtekening aan, bijvoorbeeld voor interne communicatie, externe communicatie en reply’s. Zo ziet iedereen alleen de informatie ontvangt die voor hem/haar van belang is. Gebruik wel dezelfde opmaak, zodat de uitstraling gelijk blijft.

❌ Don’t: geen, teveel of achterhaalde contactinfo

In uw e-mailhandtekening kunt u veel gegevens kwijt. Het is gebruikelijk om naast uw naam, functie en telefoonnummer ook de naam, website, het adres en logo van uw bedrijf te vermelden. Maak een afweging welke informatie toegevoegde waarde heeft en laat de rest weg. Werkt u parttime, dan kan het een mooie toevoeging zijn aan te geven op welke dagen u aanwezig bent en hoe ze uw collega kunnen bereiken op andere dagen. Vergeet de informatie niet bij te werken wanneer deze wijzigt!

✔️ Do: Sociale media

Contact maken kan op veel manieren. Vergeet dus niet social media-iconen te integreren in uw e-mailhandtekening. Zo creëert u meer exposure op de bedrijfskanalen en kunt u netwerken met uw persoonlijke LinkedIn profiel.

❌ Don’t: animaties

Iedereen gebruikt verschillende e-mailclients. Niet elk programma kan een video of .gif laten zien. Naast dat ontvangers informatie missen, ziet het er ook niet professioneel uit wanneer iets niet werkt in uw e-mail. Laat bewegende beelden daarom achterwege.

✔️ Do: Afbeeldingen

Gebruik wel afbeeldingen om uw handtekening te laten spreken. Voeg een foto van uzelf toe, het logo van het bedrijf, of laat de ontvanger van de e-mail weten dat u een prijs heeft gewonnen of binnenkort op een beurs staat.

❌ Don’t: contactinfo in afbeelding

Zet uw belangrijkste contactinformatie zoals uw telefoonnummer niet in een afbeelding. Wanneer de afbeelding niet, of niet juist geladen wordt, mist de ontvanger deze informatie. Wanneer u uw contactgegevens als tekst in uw e-mailhandtekening plaatst, zijn deze ook makkelijker aan te passen bij een wijziging.

✔️ Do: Actueel

Pas uw e-mailhandtekening af en toe aan, zodat het prikkelend en informatief blijft. Heeft u een spectaculaire aanbieding, een prijs gewonnen of staat u binnenkort op een beurs? Bereik een groot publiek door het te vermelden in uw handtekening!