Experts in communicatie

Tijd besparen: vijf tips om efficiënter te werken

We willen graag zoveel mogelijk doen in zo weinig mogelijk tijd. Dat klinkt efficiënt, maar vaak betekent het dat we met van alles tegelijk bezig zijn. Hoe zorgt u ervoor dat taken niet langer duren dan nodig? Deze vijf tips maken een wereld van verschil.

1. Plan tijd om uw tijd te kunnen plannen

Clichés zijn niet voor niets cliché. Zorg voor overzicht en maak een to do-lijstje. Dit kan met pen en papier, maar ook met software als Trello . Zet hier alles op wat u moet doen en werk de taken op de lijst één voor één af. Kies een volgorde die u prettig vindt. Begin met iets dat prioriteit heeft, of werk de activiteiten waar u tegenop ziet als eerst af.

2. Grote doelen, kleine taken

Schrijf kleine taken die minder dan twee minuten kosten niet op, maar handel ze meteen af. Geeft dat teveel afleiding, plan dan elke dag een (half) uur vrij voor kleine dingen en alles wat gedurende de dag tussendoor komt. Grote taken zijn geen taak maar een doel. Knip ‘rapport afmaken’ of ‘salesplan schrijven’ op in concrete en haalbare stappen. De taak ‘BTW-aangifte’ vergt ongetwijfeld ook nog wel een aantal extra taken ter voorbereiding. Plan ook de to-do in om aan het eind van de dag de planning voor morgen alvast te maken, want nu zit alles nog vers in uw geheugen en kost het u minder tijd. Zo heeft u morgen weer een productieve start.

3. Pas uw dag op uzelf aan

Ga na wanneer uw meest productieve uren zijn. De één is een echt ochtendmens en zit om half 8 vol aandacht en energie aan zijn bureau, de ander moet ’s ochtends echt nog even wakker worden. Het loont om uw werkdag hierop aan te passen. Plan lastige taken op momenten waarop u meer aandacht heeft en bewaar kleine taken die u makkelijk en snel afhandelt voor momenten waarop u wat minder op stoom bent.

4. Plant bomen

Het is moeilijker uw aandacht te verdelen, dan uw tijd te verdelen. Maak wanneer u iets doet de keuze om u op die specifieke taak te focussen en laat de rest los. Zorg ook dat u niet afgeleid kunt worden. Tijdens het schrijven van dit bericht heb ik bijvoorbeeld al zes appjes van de gastouder ontvangen. Niks ernstigs, ze vindt het gewoon leuk om foto’s te delen. En elke werkende ouder is daar natuurlijk gevoelig voor. Dus zet ik mijn notificaties uit, stop ik mijn telefoon in mijn tas of zet ik de app Forest aan. De app beloont mij met een boom wanneer ik mijn telefoon niet gebruik. Daarnaast werken ze samen met de stichting Trees for the Future. Zo beloont de app mijn concentratie niet alleen met een viruteel bos op mijn telefoon, maar kan ik ook echte bomen laten planten. Forest is ook als extensie voor Google Chrome te downloaden.

5. Stop wanneer u door moet

Een Japans gezegde luidt: ‘Haast? Neem een omweg’. Is een taak klaar, zit u vast of heeft u even een inkakmoment? Neem pauze. Haal wat te drinken (vinden uw collega’s ook fijn), eet even iets, ga naar het toilet of loop de trap op en af. Ook (of: juist) wanneer u het te druk heeft om te pauzeren is het belangrijk toch even uw gedachten te verzetten. Ga een blokje wandelen of fietsen zodat u daarna weer optimaal gefocust aan het werk kunt.

Dus: waar wacht u nog op? Hup, aan de slag!